Arquivo Digital, porque e como fazer?

Abas primárias

O que é um Arquivo Digital?
Um arquivo digital são documentos do tipo "pdf buscaveis", conjunto com um banco de dados e um mecanismo de segurança.

 
O que é especificamente este arquivo digital?
Um arquivo digital é um repositório que armazena um ou mais conjuntos de objetos de informação digital com a intenção de proporcionar o acesso em longo prazo para a informação.
 
"Um arquivo digital não necessariamente significa que você tem que desistir de seu arquivo físico!"
 
Ele pode ser uma adição para:
  • Proteger seus dados
  • Assegurar a qualidade dos seus dados
  • Economizar tempo pesquisando dados específicos.
  • Saber o que é o mais recente revisão de um documento
  • Preservar os dados principais em sua organização.
  • Compartilhar seus documentos em sua organização com os próprio níveis de segurança para grupos e usuários
  • Criar um backup mais fácil e rápido de nossos dados, porque todos são salvos em um só lugar
 
O que preciso?:
 
Você não precisa muito. O mais caro é o tempo e o mais difícil é ser consistente.
Abaixo uma lista que você precisa:
Necessário minimal:
  • Um programa como M-Files ou Paperport
  • Um scanner (ou multifuncional)
  • Um disco rígido para armazenar os arquivos

Necessário Peferido (e muito mais seguro):

  • Um programa como M-Files ou Paperport
  • Um scanner rápido e dedicado para este trabalho
  • Um armazenamento dedicado, como um NAS ou servidor com RAID1 ou 5 (2 ou 3 discos rígidos iguais necessário)

Como funciona?:

 

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Vantagens para arquivar digitalmente seus documentos:
 
  1. Eliminar arquivos de documentos volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros.
  2. Agilizar, de modo simples e rápido, o acesso a informações, consultas, cópias, armazenamento e envio de documentos.
  3. Essa agilidade é algo fundamental para os negócios. Outra vantagem da digitalização de dados, criando um arquivo digital, é o acesso simultâneo às informações, se estiverem instaladas em rede, ou sua restrição por usuário.
  4. Além disso, o arquivo digital permite limitar o tipo de operação que cada usuário poderá executar com seus arquivos, por meio de senhas personalizadas.